Levélsablonok kényes helyzetekre
Minden vállalkozó életében vannak kellemetlen szituációk… nem fizet az ügyfél, valami miatt nem lesz kész határidőre egy feladat, árat kell emelni stb. Ezekre a helyzetekre hozok néhány e-mail sablont, amit kis átalakítással rögtön tudsz használni.
1. Áremelés bejelentése az ügyfelednek:
Sokak számára kellemetlen téma, pedig nincs ebben semmi különös: időről-időre emelnünk kell az árainkon. Nem szükséges túlmagyarázni, legyen korrekt a tájékoztatás:
Tárgy: Díjemelés
Kedves XY,
Elképesztő, hogy telik az idő, már x éve dolgozunk együtt! Nagyon élvezem a közös munkát Veled, rengeteget tanultam a projektjeinkből! Remélem, Te is hasonlóképpen érzel és elégedett vagy a munkámmal!
Igyekszem továbbra is folyamatosan képezni magam, hogy ezzel is hozzájáruljak a céged sikeréhez! Ahhoz viszont, hogy a jövőben is fent tudjam tartani a szolgáltatásaim színvonalát, a következő hónap elejétől emelnem kell az áraimon.
Ez azt jelenti, hogy az órabérem 202….-től br. x ezer Ft-ra emelkedik.
Bízom abban, hogy ez elfogadható a részedről!
Kérdés esetén természetesen – mint mindig – állok rendelkezésedre az elérhetőségeimen.
2. Az ügyfél tájékoztatása, hogy nem lesz kész a feladat a vállalt határidőre:
Minden gondos tervezés ellenére előfordulhat, hogy csúszunk egy határidővel. Betegség, áramszünet, technikai probléma bárkivel előfordulhat. De az ügyfélnek erről minél előbb tudnia kell. Ilyen esetben érdemes telefonon is egyeztetni, de megerősítésként mindenképpen menjen e-mail is:
Tárgy: Változás a határidőben
Kedves XY,
Értesíteni szeretnélek, hogy sajnos nem tudom teljesíteni az eredetileg vállalt határidőt az yx feladat kapcsán. Dolgozom azon, hogy minél hamarabb kész legyek a megbeszéltekkel – várhatóan …-ig.
Elnézést kérek a csúszásért!
3. Válasz egy megkeresésre, ha nincs szabad kapacitásod
Természetesen előfordulhat, hogy egy megkeresés nem fér bele az idődbe és vissza kell utasítanod egy megbízást. Ilyenkor sokaknak rossz érzése van, jönnek a “mi van, ha” kérdések (“mi van, ha elszalasztok egy jó lehetőséget”; “mi van, ha mégis valahogy beleférne” stb.). Pedig profizmusra vall, ha valaki tudja, hol vannak a határai.
Kedves XY,
Köszönöm érdeklődésed és bizalmad szolgáltatásaim iránt. Kapacitásom jelenleg teljes mértékben foglalt, így nem tudok új projektet vállalni.
Ajánlom figyelmedbe a www.vallalkozasodert.hu platformot, ahol ingyenesen hirdethetsz és virtuális asszisztencia / weboldalkészítés / stb. területen dolgozó szolgáltatókat is találhatsz.
Remélem, hamarosan megtalálod a megfelelő szakembert a feladatok elvégzésére. Bízom abban, hogy a jövőben valamikor még lesz lehetőségünk együtt dolgozni.
Sok sikert kívánok!
4. Válasz egy megkeresésre, ha nem a te szakterületedről van szó
Bármikor jöhet olyan megkeresés, ami nem vág a profilodba, de egy szépen megírt válasz akár azt is eredményezheti, hogy másik területen kialakul a szakmai kapcsolat:
Kedves XY,
Köszönöm érdeklődésed szolgáltatásaim iránt. Sajnos a keresett terület nem a szakterületem, így a feladatot nem tudom elvállalni. Ezzel kapcsolatban javaslom, hogy nézz körül a www.vallalkozasodert.hu/szolgaltatok oldalon.
Ha pedig az alábbi feladatokban van szükséged segítségre, állok rendelkezésedre:
- …
- …
- …
Egy online megbeszélésen szívesen részletezem, pontosan hogyan tudok hozzájárulni a vállalkozásod építéséhez.
Várom visszajelzésed!
5. Az ügyfél tájékoztatása, hogy letelt a fizetési határidő
Előbb-utóbb mindenki találkozik a lejárt határidejű számlákkal. Hogyan emlékeztessük az ügyfelet tapintatosan az utalásra?
Tárgy: Fizetési emlékeztető
Kedves XY,
Remélem, jól vagy és hatékonyan tudod használni a megírt szöveget / logót / stb.
Egy korábbi levelemben elküldtem Neked a számlát is ezzel a feladattal kapcsolatban, utána tudsz kérlek nézni az utalásnak? Csatolom ismét a számlát, hátha elkerülte a figyelmed.
Ha pedig bármilyen kérdésed van, esetleg további feladat merülne fel, állok rendelkezésedre!
5+1 Érdeklődő e-mail korábbi ügyfélnek
Ez ugyan nem kényes helyzet, de sokan tolakodásnak érzik a szolgáltatásaik direkt ajánlását. Pedig ha kihasználjuk a korábbi kapcsolatainkat, az nagyon hatékony tud lenni.
Ha felszabadult kapacitásod, érdemes első körben a korábbi ügyfeleknek, érdeklődőknek jelezni ezt:
Tárgy: Közös munka lehetősége
Kedves XY!
Jó hírem van, ettől a hónaptól felszabadult heti x óra kapacitásom. Van esetleg olyan feladat, amiben segíthetek?
Az elmúlt időszakban nagy hangsúlyt fektettem az önképzésre, hogy még hatékonyabban támogathassam ügyfeleimet. (Például…) Ha nyitott vagy egy online megbeszélésre, szívesen beszélnék erről bővebben. Jövő héten kedden 13 órától esetleg elérhető vagy?
Várom visszajelzésed!
Üdvözlettel,
Van esetleg olyan téma, amivel kiegészítenéd a fentieket és segítené a munkádat?
Írd meg nekem a tinka.tunde@vallalkozasodert.hu címre!
+1 ötlet E-mailezéssel kapcsolatban
Mindenképp állítsd be az aláírásod! Azzal, hogy ezt automatizálod, időt spórolsz, az ügyfeleid könnyebben megtalálják az elérhetőségeidet és profizmust tükröz.
Gmailes levelezőben ezt így tudod megtenni:
Beállítások (Fogaskerék ikon)- Az összes beállítás megtekintése – az Általános lapfülön lejjebb görgetsz – az Aláírás résznél hozzáadod az aláírást, amit szeretnél.
Itt beállíthatod azt is, mi legyen alapértelmezett, de levélírásnál is tudsz aláírást választani manuálisan az Aláírás beszúrása gombra kattintva.